Kaliten Yönetimi ve Beyin Fırtınası
Ekipte bulunan herkesin fikirlerini ortaya çıkarıp ekibin diğer üyelerine uygun şekilde sunması için kullanılan bir araçtır. Burada en önemli nokta, seçenek ve yaratıcı çözümlerin kolaylıkla ifade edilebileceği eleştirilerden arındırılmış bir ortam sağlanmasıdır.
Herkesin yaratıcı ve verimli bir beyin fırtınası tecrübesi yaşayabilmesi için, toplantıyı yöneten kişinin herkesin uyması gereken kuralları üyelere açıklaması ve üyelerin de bunları benimsemesi gerekir. Bu kuralları aşağıdaki şekilde sıralayabiliriz:
- Her üyenin faal katılımı sağlanmalıdır. Bunun için herkes ne kadar saçma gözükürse gözüksün fikirlerini serbestçe belirtebilmelidir.
- Münakaşa yapılmamalıdır. Beyin fırtınası esnasında kesinlikle münakaşa yapılmamalıdır. Bu nedenle, kişiler değil konular tartışılmalı, tartışma sırasında kişileri hedef alabilecek ifadelerden kaçınılmalıdır.
- Fikirler üzerinde çalışılmalıdır. Diğer üyelerce ortaya konulan fikirler geliştirilmelidir.
- Tüm fikirler olduğu gibi yazılmalı ve herkesin görebileceği bir yerde sunulmalıdır.
- Zaman limiti oluşturulmalı ve buna uyulması sağlanmalıdır.
- Beyin fırtınasından sonra ortaya çıkan ve listelenen tüm fikirlerin tüm üyelerce anlaşıldığından emin olunmalıdır.
- Aynı gibi gözüken iki veya daha fazla fikrin birleştirilip birleştirilemeyeceğine bakılır.
Etkili bir beyin fırtınası uygulaması için aşağıdaki hususlara uyulması önerilir:
- Beyin fırtınası için kuralları açıklayın. Üyeler tarafından toplantı esnasında uyulacak kurallar bilinmelidir.
- Beyin fırtınası için zaman sınırı belirleyin. Süreyi tespit edecek, bilgileri kaydedecek kişileri belirleyin. Her bir kişi için 5-15 dakikalık süreler yeterlidir. Eğer süre sonunda hala fikir üretiliyorsa, konuşmaları beşer dakikalık sürelerle uzatılabilir.
- Hakkında beyin fırtınası yapılacak konuyu bir soru şeklinde belirtin. Herkesin görebileceği bir yere konuyu yazın ve anlaşıldığından emin olun.
- Herkesin fikirlerini toplayın. Katılımcılara soru hakkında düşünmeleri için birkaç dakika verdikten sonra fikirlerini sorun. Fikirleri sıralı ya da sırasız şekilde alabilirsiniz.
- Fikirleri kaydedin. Fikirler belirtildiğinde bir tahtaya yazın ya da üyelerin küçük kağıtları (post-it’ler olabilir) fikirlerini yazmalarını sağlayın. Fikirleri herkesin göreceği bir yere yazın veya asın. Bu husus yanlış anlamaları engeller ve diğer üyeleri de yaratıcı düşünmeye iter.
Fikirleri yazarken, aynen söylendikleri gibi yazın, yorum yapmayın.
Mümkün olduğunca uzun bir liste hazırlayın. Bütün üyelerin fikirlerini alıncaya kadar, ya da toplantıya tahsisli zaman bitene kadar beyin fırtınasına devam edin.
- Fikirleri açıklayın. Bütün fikirler belirtildikten sonra fikirleri açıklayarak herkesin aynı anlamı çıkardığından emin olun. Fikirler hakkında soru olup olmadığını sorun. Fikir sahibinden fikrini başka bir şekilde tarif etmesini isteyebilirsiniz.
- Tekrarları eleyin. Eğer bazı fikirler birbirlerine benziyorsa, ya birleştirin ya da eleyin. Bunu yapmadan önce, fikirlerin sahiplerinin aynı manayı ifade etmek istedikleri konusunda anlaşmaları gerekir, aksi takdirde fikirler ayrı olarak addedilir.
Yapılan beyin fırtınası sonucunda ortaya çıkan farklı görüş ve önerilerden önemli ve öncelikli olanlar tespit edilerek listelenir. Liste üzerinden, her üyenin belli sayıdaki fikri oylaması istenir. Örneğin 20 değişik fikir ileri sürülmüşse bunun sekiz tanesinin veya yüzde kırkının oylanması istenebilir. Her üye bir fikre sadece bir oy verebilir ve bütün oylarını kullanmak zorundadır. Oylama açık ya da gizli yapılabilir. En çok oy alan fikirler birkaç taneye indirilinceye kadar tekrar uygulanabilir. En çok oy alan fikirler üzerinde tartışmaya başlanır. 6-10 kişiden oluşan Kalite Geliştirme Ekiplerinde üç veya daha az oy alan fikirler elenir.
