Artık tüm Dünya’da ve Türkiye’de firmalar kalite güvencesi sistemlerine önem göstermekte ve bunu ISO 9000 sertifikalarıyla belgelemektedir. ISO 9000 sertifikası dünyanın her tarafında ticari işlemler esnasında aranmaya başlandığı gibi firmanın gelişmesinde ve kalite güvencesinin devamlılığında etkili rol oynamaktadır.
Kaliteye önem veren ve bu önemi sisteme döken firmaların , yerine getirmesi önemli olan bir görevleri de; sistemlerini belgelendirmektir. Çünkü, kaliteyi ve sistemi, müşteriye anlatmanın en kolay ve güçlü yolu; sistem belgelendirmesidir.
Bir firma veya kurum kalite sistem çalışmalarını , ISO 9000 standartları doğrultusunda yapmak zorundadır.
Standart, sistemin kurulması ve dokümante edilmesi için gerekli genel kuralları tanımlar. Bir ürüne veya kuruma ait değildir. Tüm sektörlere uygulanabilir. Bu nedenle firma veya kurum , kendi sektörüne göre standardı uygulamak zorundadır. Standardın firma veya kuruma adapte edilmesi; yapısına, personel sayısına, fonksiyonel durumuna ve yönetiminin inanmasına bağlı olarak uzun veya kısa zaman alabilir. Ayrıca sistem kurucunun (firma veya kurum içinden bir personel veya personel grubu yada danışman kuruluş olabilir) konuya vakıf ve disiplini de süreyi etkiler.
Sitem belgelendirmesine karar veren ve bu yönde tüm hazırlıklarını tamamlayan tüm firmalar, ulusal veya uluslararası platformda kabul görmüş ve tanınmış bir belgelendirme kuruluşuna müracaat ederler. Belgelendirme kuruluşunun seçimi tamamen firmaya aittir ve kanuni bir zorunluluk yoktur. Firma veya kurum; müşteri portföyünü değerlendirerek, belgelendirme kuruluşunu seçmelidir. Çünkü ISO 9000 belgesi müşteriye kaliteyi anlatmak için alınmaktadır, bu nedenle de seçilecek kuruluşun müşteri tarafından kabul görmesi gerekir.
Belgelendirme kuruluşu seçildikten sonra, firma veya kurumun denetimi için bir plan ve program yapılır ve firma veya kurum denetiminden sonra uygun olan sistem belgelendirilir. ISO 9000 belgeleri üç yıl için verilir ve her yıl ara denetimlerle takip edilir. Üç yılın sonunda ise yeniden belgelendirme tetkiki yapılır.
Şu kesinlikle unutulmamalıdır ki ISO 9000 belgeleri , sadece belge almak için değil , kalite ve müşteri memnuniyetini sağlamak ve bu güveni müşteriye vermek için alınmalıdır.